Kiedy Pracownikowi Przydałby Się Plan Poprawy Wydajności

Plan Poprawy Wydajności (PIP) to formalna metoda stosowana do rozwiązywania problemów związanych z wydajnością pracowników, w tym tych dotyczących zachowań lub szczególnych celów pracy, które nie są osiągane.

Czy któraś z twoich pracowników ostatnio wykazuje słabą wydajność, która nie spełnia twoich oczekiwań? Czy zaowocowało to serią załamań w wydajności, takich jak nie dotrzymywanie terminów, złe komentarze od klientów lub zmiany w dynamice zespołu? Jeśli tak, możesz przemyśleć, czy pomoże im osiągnąć zamierzony cel za pomocą Planu Poprawy Wydajności (PIP).

Opisz Plan Poprawy Wydajności (PIP).
PIP to formalna metoda stosowana do rozwiązywania różnic w wydajności, w tym tych dotyczących konkretnych celów pracy lub problemów behawioralnych. Strategia zawiera obecne problemy i określa nowe wyniki i działania wymagane do wykonania. Ale zważywszy na twoje okoliczności, czy PIP jest najlepszym wyborem? Czy będzie skuteczny? Czy praca się opłaca? Te wskazówki pomogą ci zdecydować, czy PIP jest właściwą drogą i jeśli tak, jak go najlepiej zastosować.

Kiedy warto zastosować PIP?
Rozważ następujące warunki w celu skutecznego zastosowania PIP:

Możesz jasno dostrzec drogę do lepszej wydajności.
Choć wydaje się to absurdalne, plan poprawy wydajności powinien zostać zastosowany tylko wtedy, gdy masz jasno określony cel pomocy pracownikowi w poprawie wydajności. Użycie podejścia PIP jest okrutne (oprócz marnowania czasu i pracy), jeśli nie jesteś gotowy na wprowadzenie zmian lub uznanie poprawy w miarę pojawiania się. Pomijanie PIP jest szczególnie istotne, jeśli pracownik złamał ustawy, zasady lub regulaminy, które sprawiają, że kontynuowanie zatrudnienia jest dla ciebie niepożądane.

Już wcześniej systematycznie zarządzałeś wydajnością i ustaliłeś kontrolę.
Upewnij się, że wcześniej angażowałeś się w normalne zarządzanie wydajnością, gdzie określiłeś jasne oczekiwania wobec celów i wskaźników wydajności, prowadziłeś coaching w zakresie rozwoju umiejętności, udzielałeś konstruktywnej informacji zwrotnej i omawiałeś konsekwencje nieosiągnięcia celów przed przejściem do PIP. Zacznij od tego, jeśli nie przeszedłeś już przez co najmniej kilka rund bardzo wyraźnej, opartej na komunikacji codziennej zarządzącymi wydajnością. Dzięki regularnej pomocy i monitorowaniu, twój pracownik może mieć jeszcze dużo miejsca do rozwoju bez wywoływania tych samych negatywnych emocji, jakie byłyby związane z formalnym PIP.

Zapewniłeś odpowiednie narzędzia i wytyczne dotyczące sukcesu.
Upewnij się, że przeanalizowałeś elementy poza kontrolą pracownika, które mogły przyczynić się do problemów z wydajnością. Czy były niejasne oczekiwania, zbyt dużo pracy, luki w szkoleniach lub niewystarczające narzędzia, aby pracownik osiągnął sukces? W takim przypadku obarczenie winą pracownika za PIP nie jest właściwe. Najpierw zajmij się elementami wspierającymi.

Zagwarantowałeś brak okoliczności łagodzących.
Rozważyłeś osobiste lub zdrowotne problemy? Czy po otrzymaniu od nich negatywnych opinii na temat ich pracy, wspominali o jakichś poważnych wydarzeniach, które pomogłyby wyjaśnić, dlaczego ich wydajność nie jest zadowalająca? Jeśli tak, zamiast rozpoczynać procedurę PIP, możesz zdecydować się skupić na tym, jakie wsparcie może zaoferować twoja firma, zespół lub ty, aby pomóc pracownikowi w potrzebie. W ostatecznym rozrachunku możesz zdecydować się podążać ścieżką oficjalną, jeżeli osoba nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Zwróciłeś się o opinię zewnętrzną.
To, co wydaje się problemem z wydajnością, może bardziej wynikać z konfliktu między twoim stylem a stylem twojego pracownika niż z faktycznej różnicy w wynikach. Pamiętaj, że tutaj najważniejsza jest wydajność, a nie osobowość. Aby ocenić częstotliwość problemów i określić, czy dotyczą one zagadnień, które należy uwzględnić w PIP, upewnij się, że konsultujesz się z innymi, w tym z działem HR.

Oto kilka metod zwiększających szanse powodzenia procesu, jeśli po dokładnym rozważeniu tych pytań uznasz, że różnice w wydajności wynikają z elementów podlegających kontroli pracownika i że formalny proces poprawy jest najlepszym podejściem, aby pomóc.

Jak można uczynić PIP bardziej skutecznym?
PIP powinien być wspólnym wysiłkiem, aby wspólnie osiągnąć sukces, a nie tylko schematem.

Należy zająć się podstawowymi przyczynami.
PIP powinien być konkretny dla osoby i przyczyn ich złej wydajności; nie powinien być ogólny. Osoba mająca silne talenty, ale słabą motywację, wymagać będzie innej strategii niż ta, która ma więcej chęci niż umiejętności.

Rozwijaj przyszłość.
Minione wydarzenia wskazują na potrzebę PIP; jednakże skupienie na przyszłości, jeśli chcesz opracować sensowną strategię. Jeśli obciążysz PIP poprzednimi błędami, wyda się ono karzące, jakbyś wolał skoncentrować się na tym, co poszło źle, niż skupić się na tym, co ma nastąpić.

Określ oczekiwania.
Określ cele wydajności, gdzie to możliwe, korzystając z uzgodnionych pomiarów i konkretnych celów. Tam, gdzie twoje oczekiwania są bardziej jakościowe, wyjaśnij je dokładnie i precyzyjnie dotyczącej jakości pracy oraz unikaj niejednoznacznego i subiektywnego języka, który tylko dodaje dodatkowego zamieszania. Zamiast przymiotników takich jak “precyzyjny”, zastąp je rzeczownikami i czasownikami ukierunkowanymi na określone działania, takie jak “edytowany, aby usunąć błędy ortograficzne i gramatyczne oraz przekształcenie języka technicznego na taki, który klienci mogą z łatwością zrozumieć”.

Zapewnij ciągłe komunikowanie.
Gdy strategia jest już wdrożona, regularnie sprawdzaj, czy pracownik zmierza w odpowiednim kierunku. Celebruj osiągnięcia i oferuj ciągłe opinie, ciągłe instrukcje i dostosowania trasy. Zaniedbania w tej dziedzinie tylko pomogą wzmocnić opinię, że PIP to jednokierunkowy bilet do wyjścia.

Trzymaj się ustalonego terminu.
PIP powinien postawić pracownika w sytuacji, w której będzie mógł szybko dokonać realnych postępów. W zależności od stopnia i złożoności pożądanej zmiany, ustaw termin realistycznego PIP od jednego do trzech miesięcy. Jeśli w tym okresie zauważysz wyraźne polepszenie, możesz formalnie docenić ich wydajność i wznowić normalne zarządzanie wydajnością, co zakończy PIP. Okres kontrolny trwający sześć lub dwanaście miesięcy jest częścią wielu procedur PIP w celu zapewnienia ciągłego rozwoju.

Zdecyduj, gdzie pracować.
Jeśli nie osiągniesz wystarczających rezultatów zgodnie z zobowiązaniami planu, musisz zdecydować, czy przenieść osobę na inne stanowisko, na którym ma szansę odniesienia sukcesu, czy też przystąpić do zwolnienia z pracy.

Ostatnią zalecaną radą jest stała współpraca z działem HR na każdym etapie. Mogą oni zapewnić informacje na temat polityki firmy, przedstawić studia przypadków udanych strategii, pomóc w uzyskaniu odpowiedniego szkolenia pracowników lub wsparcia oraz zaoferować niezależną ocenę zewnętrzną, jak możesz lepiej pomóc pracownikowi. Z punktu widzenia pracownika, współpraca z kimś, kto jest zaznajomiony z sytuacją, ale nie jest tak zdecydowany jak twoim przełożonym, także byłaby korzystna.

Jak Dokładnie Powinien Wyglądać Skuteczny Plan Poprawy Wydajności?
Załóżmy, że pod koniec terminu PIP zachowanie lub jakość pracy pracownika nie zmienia się wystarczająco, aby utrzymać go na stanowisku. Czy to oznacza, że procedura PIP zawiodła?

Może niekoniecznie.

Bez względu na to, czy procedura PIP rozwiązuje problemy związane z wydajnością pracownika, zakończenie procesu PIP ma wiele korzyści, jeśli naprawdę chcesz, aby ta osoba odniosła sukces. Po pierwsze podkreślasz potrzebę sprawiedliwości i twoje zaangażowanie w należną procedurę. Po drugie pokazujesz, że zastanowiłeś się zarówno nad działaniami, jak i pożądanymi rezultatami. Po trzecie, nawet jeśli proces PIP powinien być poufny, obserwowanie bardzo szybkich rezultatów, czy to poprawy, czy też usunięcia z roli, uspokoi twoich kolegów z zespołu, którzy najprawdopodobniej ponieśli konsekwencje wynikające z niedoskonałości pracy swoich kolegów. Po czwarte, możesz wykorzystać to do uzyskania lepszej wiedzy na temat niejasnych standardów wydajności, niewystarczających zasobów czy złych praktyk rekrutacyjnych.

Stosowana ostrożnie i mądrze, metoda PIP może poprawić wydajność, kulturę, motywację i relacje zespołowe.