Jak należy być gotowym na spotkanie, podczas którego emocje będą silne?
Osobowości mocne, sprzeczne pomysły i obowiązek kontrolowania emocjonalnie naładowanych wydarzeń w kierunku pozytywnego rezultatu często sprawiają, że liderzy znajdują się w krzyżowym ogniu rywalizujących punktów widzenia.
Spójrz na mojego klienta tutaj. Jason, specjalista ds. marketingu, skontaktował się w kryzysie. Dwóch ważnych liderów w jego zespole miało dławiącą kłótnię, która rozwinęła się do tego stopnia, że przestali ze sobą rozmawiać. Ich zespoły postąpiły podobnie, budując bariery, nieefektywność i ogólny konflikt. Choć nerwowy i niepewny co do swojej zdolności do kontrolowania silnych sprzecznych punktów widzenia i możliwych wybuchów, Jason czuł, że musi działać.
Radzenie sobie z emocjonalnie naładowanymi, trudnymi sytuacjami wymaga przywództwa. Poza problemami osobistymi, czasami musisz przekazać swojemu pokrzywdzonemu zespołowi złe wieści, poradzić sobie z irytacją klienta, zaoferować trudne do usłyszenia uwagi dotyczące wydajności lub wyjaśnić błędne czy opóźnione skutki biznesowe. To są trudne czasy, a nawet doświadczeni liderzy mogą czuć się zdenerwowani i niepewni eskalacji lub nieoczekiwanych konsekwencji.
Gdy stajesz przed emocjonalnie wymagającą sytuacją, ludzie zazwyczaj sięgają po jedną z dwóch nieefektywnych reakcji. Wielu decyduje się ją całkowicie zignorować i zajmować sobie nieważne zadania, takie jak e-maile. Inni robią odwrotnie – przeżywają i martwią się, nie działając, aby kontrolować swoje niepokoje lub przygotować się. Obydwie strategie zazwyczaj odnoszą odwrotny skutek; sprawiają, że czujemy się gorzej i wyposażają nas emocjonalnie gorzej, gdy nadejdzie odpowiedni moment.
Na szczęście istnieją sprawdzone strategie, które pomogą ci przygotować się do spotkań, podczas których emocje będą silne. Jak mówią sportowcy, dobra obrona to najlepsze uderzenie. Oto naukowo udowodnione techniki, które pomogą ci śmielej i skuteczniej negocjować te sytuacje.
Przygotuj mentalną mapę.
Najczęściej stosowana w sporcie, ale również dość skuteczna w miejscu pracy, wizualizacja jest narzędziem zwiększania wydajności. Jest to mentalne ćwiczenie, które ma na celu poprawienie wydajności i pewności siebie podczas wydarzenia.
Po pierwsze, rozważ zakończenie: Jak powinien wyglądać sukces dla twojej sytuacji? Jak chciałbyś się poczuć wychodząc z pomieszczenia? Wreszcie, jak powinni się czuć inni? Jak to było w przypadku Jasona, sukces może nie polegać na szybkiej poprawie, ale raczej na znaczącej rozmowie, w której osoby czują, że są słuchane, a jasna ścieżka do przodu jest widoczna.
Przekształć swoje nadchodzące spotkanie lub kontakt w film mentalny już teraz. Zobacz szczegóły – otoczenie, krzesła, język ciała – i przejdź przez sceny moment po momencie. Praktykuj ważne wydarzenia, w tym to, jak zainicjujesz rozmowę, załatwisz napięte sytuacje i zaprowadzisz spotkanie do zamknięcia.
Namień przewidywane trudności i potencjalne czynniki wyzwalające, a także swoją reakcję. Co może pójść nie tak na tym spotkaniu, zastanawiasz się? Na przykład Jason wyobraził sobie, jak spokojnie sugeruje: “Poczekajmy”, najbardziej obawiając się szaleństwa emocji. Jeśli zaczęłyby się wydobywać gniewy, jesteśmy tutaj, aby je rozwiązać; nie jesteśmy tu, aby je pogorszać. Obawiał się również wpadnięcia w martwe punkty, więc wyobraził sobie, jak mówi: “Skoro jeszcze się nie zgadzamy, skupmy się na tym, na czym się zgadzamy, i budujmy od tego”. Pomyśl również o tym, co mogliby powiedzieć lub zrobić, co mógłby ciebie zirytować, i jak zachować spokój. Wyobraź sobie na przykład, że liczy się pan do dziesięciu lub trzy razy wdycha i wydmuchuje przed odpowiedzią.
Zobacz, nie tylko sukces – poczuj go. Spróbuj na przykład poczuć w swoim ciele pewność siebie, gracja i kontrolę, które chcesz przekazać. Po wykonaniu ćwiczeń mentalnych spisz ważne punkty widzenia i wnioski. Obserwowanie sukcesu z wyprzedzeniem pomaga zmienić twoją perspektywę i zwiększyć twoją zdolność do kierowania dyskusji w kierunku pozytywnego rezultatu.
Skup się na dobrym.
Spędź chwilę myśląc o wdzięczności przed wejściem w trudne spotkanie. Chociaż może się to wydawać sprzeczne, zrobienie tego zwiększy twoje poczucie łączności z ludźmi i pomoże ci rozwijać odporność emocjonalną.
Jeśli musisz dać członkowi zespołu trudne uwagi, na przykład, zastanów się, co naprawdę cenisz w tej osobie. Jedna z moich klientek, Jane, bała się nadchodzącego spotkania z podwładnym, którego wydajność spadała. Jej wcześniejsze próby konstruktywnej krytyki spotykały się z obronnością, a obawiała się również jego reakcji tym razem, jak również o to, czy uda się utrzymać rozmowę pod kontrolą. Jane celowo przypomniała sobie przed spotkaniem o kreatywności Soraba, nowej perspektywie i wspaniałej energii, którą wnosił na spotkania. Ta zmiana perspektywy pozwoliła jej na bardziej zachęcające wypowiedzi i spowodowała bardziej efektywną rozmowę.
Pozytywne określanie problemów także pomaga zmniejszyć stres i zmęczenie, poprawiając tym samym klarowność umysłu. Pomyśl o dobrych rezultatach, jakie może przynieść spotkanie – być może umożliwisz rozwój, poprawisz relacje lub zapewnisz jasność w przyszłości. Jeśli zaczniesz czuć potrzebę zignorowania lub oderwania się od spotkania, skup się na tym, co definiuje cię jako świetnego lidera. Badania wskazują, że ta forma “pozytywnej autopodsumowania jako lider” zwiększa energię i zaangażowanie, poprawiając tym samym sposób, w jaki ludzie postrzegają twoje przywództwo i w ten sposób twoje oddziaływanie.
Zmieniaj warunki otoczenia.
Choć radzenie sobie z emocjonalnie naładowanymi wydarzeniami jest nieuniknione w przywództwie, masz większą kontrolę nad ich wpływem, niż byś sobie mógł wyobrazić. Zmiana sytuacji – proaktywna technika regulacji emocji – to jedna z efektywnych opcji, które pomogą ci obniżyć emocjonalną intensywność nadchodzącego wydarzenia. Możesz się zrelaksować i stworzyć bardziej owocną rozmowę, świadomie zmieniając okoliczności lub swoje podejście.
Przygodę z “Pięcioma W sytuacji” – kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego – pomaga podejść do tego. Na przykład, kto musi tam być? Czy powinieneś zabrać narzędzia, aby wzmocnić dyskusję? Co musi być komunikowane, a czego nie? Spotkanie powinno odbyć się gdzie? i o której najlepiej godzinie? W końcu, dlaczego ta rozmowa jest istotna?
Na przykład Jack, mój klient, musiał powiedzieć swojemu zmęczonemu zespołowi kierowniczemu o kolejnej rundzie zwolnień. Jack naturalnie czuł dużą presję w przekazaniu tej wiadomości, dlatego pracowaliśmy nad Pięcioma W. Jack zaprosił swojego partnera biznesowego z HR na spotkanie, aby zaoferować dodatkową pomoc i rozprawić się z problemami. Ponadto dopracował swoją wiadomość, wykreślając pewne szczegóły i bardziej ogólnie notując oczekiwane zmartwienia pracowników. W końcu zarezerwował spokojny, z dala od zgiełku pokój konferencyjny i ustalił spotkanie na piątek w południe, aby zapewnić swoim pracownikom czas na kontynuowanie rozmów lub wcześniejsze opuszczenie. Te celowe zmiany pomogły mu się zrelaksować i stworzyły bardziej sprzyjająca atmosferę do przekazania trudnych wiadomości swoim pracownikom.
Rozwijaj strefy buforowe.
Chociaż spotkania stojące w kolejkach tłoczą się w kalendarzach liderów, ważne jest znalezienie odpowiedniego stanu umysłu przed trudną rozmową. Spędź dziesięć minut na przygotowaniu mentalnym, abyś mógł pojawić się spokojny i zrównoważony na spotkaniu. Możesz się skoncentrować, przejrzeć ważne tematy, przypomnieć sobie, jak chcesz się w nim zaprezentować. Zaplanuj czas na przetworzenie informacji i zresetowanie kolejne dziesięć minut później. Aby uniknąć przenoszenia jakiejkolwiek zgromadzonej napięcia do następnego kontaktu, na przykład możesz wybrać krótką przechadzkę, aby się zrelaksować i uwolnić. Warto to zrobić, jeśli wymaga to zmiany harmonogramu przyjazdu lub wyjazdu lub przełożenie spotkania.
Choć wymagają przemyślenia z wyprzedzeniem, te strefy buforowe pozwalają ci pozostać obecnym i spokojnym przez cały dzień. Aby ułatwić organizowanie czasu na przygotowanie i regenerację, zacznij robić towarzyszącą ci praktykę przeglądania kalendarza, żeby zauważyć ważne wydarzenia, trudne spotkania oraz możliwie rozładowujące wymiany zdań.
