Organizacja pomaga pracować szybciej, lepiej zarządzać problemami i pozostawać zmotywowanym. Oto 15 wskazówek organizacyjnych na dzień powszedni:

1. Lista rzeczy do zrobienia
Pisanie listy rzeczy do zrobienia, na papierze lub cyfrowo, przez pięć do dziesięciu minut każdego ranka może pomóc skupić się i zwiększyć produktywność. Codzienne dodatki do początkowej listy rzeczy do zrobienia mogą pomóc Ci pozostać skoncentrowanym.
Niektórzy ludzie uważają, że krótka lista większych przedmiotów jest przytłaczająca, dlatego ich podział może pomóc uniknąć zwlekania.

2. Zachowaj porządek na swoim stanowisku pracy.
Poświęć kilka minut każdej nocy na posprzątanie swojego biurka i usunięcie niepotrzebnych przedmiotów. Uporządkuj śmieci, włóż długopisy do szuflady lub organizerem, i ułóż papierki starannie. Możesz nawet napełnić butelkę z wodą, aby uniknąć porannych kłopotów.
Dotyczy to również cyfrowego bałaganu. Gdy na pulpicie jest wiele plików i aplikacji, komputery włączają się wolniej, dlatego regularne czyszczenie ich i pobieranie aktualizacji może zapobiec awariom i spowolnieniu. To może również pomóc Ci szybciej odnaleźć aplikacje i pliki.
Możesz zacząć pracę od razu następnego dnia, zamiast sprzątać.

3. Trzymaj się planu dnia.
Niektórzy ludzie najlepiej pracują rano, inni wieczorem. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny i pracuj wtedy.
Wybór planu dnia jest ważny, ale również jego przestrzeganie. Utrzymywanie trwałych nawyków wymaga konsekwencji. Regularność w swoim planie dnia może zwiększyć produktywność. Poznanie swoich godzin pracy pomaga nauczyć Twojemu mózgowi aktywności.

4. Przerwy
Zrób 10-15 minut co dwie godziny, aby się rozciągnąć i skoncentrować na czymś innym, aby pozostać w energii i pasji do pracy. Jeśli to możliwe, jedz z dala od biurka, aby zrobić przerwę od pracy.
Nagłe obowiązki w pracy to kolejny powód, dla którego warto brać częste przerwy. Małe, zaplanowane przerwy w ciągu dnia pomogą Ci pokonywać te problemy bez poczucia przytłoczenia.

5. Mniej jednoczesnych zadań
Wydaje się, że jednoczesne wykonywanie wielu zadań jest najlepszym sposobem, aby je wykonać, ale nie zawsze jest to prawda. Wykonywanie kilku zadań naraz może nawet trwać dłużej niż praca solowa. Praca wymaga pewnego jednoczesnego wykonywania zadań, ale bycie zorganizowanym pomoże Ci uniknąć nadmiernego jednoczesnego wykonywania zadań.

6. Znajdź rozpraszacze
Zarządzanie rozpraszaczami to kolejny sposób na zorganizowanie swojego dnia pracy. Do częstych rozpraszaczy należą e-maile, SMS-y i rozmowy telefoniczne. Na szczęście te rozpraszacze można kontrolować.
Aby skupić się i uniknąć rozpraszania przez nowe e-maile, zaplanuj określone czasy na ich sprawdzanie. Możesz włączyć tryb samolotowy na rozpraszającym telefonie lub schować go do szuflady, aby uniknąć rozpraszania przez prywatne wiadomości tekstowe. Mimo braku możliwości planowania przychodzących połączeń w pracy, możesz mieć sukces w planowaniu wychodzących połączeń.
Te metody pozwolą Ci uniknąć rozpraszania i jego czasochłonnych skutków.

7. Automatyzuj zadania, które możesz.
Możesz wysyłać wiele e-maili lub być rozpraszany przez osobę, która wymaga Twojego podpisu. Aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć rozpraszanie się, zautomatyzuj te zadania za pomocą technologii.
Utrzymuj szablony dla często wysyłanych e-maili, abyś mógł je dostosować i wysłać. Oprogramowanie do podpisu cyfrowego pozwala na podpisywanie dokumentów jednym kliknięciem. Automatyzowanie zadań pomaga Ci skupić się i zorganizować.

8. Uporządkuj zadania według znaczenia.
Rozpocznij dzień od swojego największego, najbardziej stresującego zadania zamiast odpowiadania na e-maile. To zadanie może zająć najwięcej czasu w Twoim dniu, ale przyspieszy procesy. Zacząć od największych zadań może sprawić, że mniejsze wykonasz szybko, nie zużywając całej swojej energii.

9. Planuj swój dzień według czasu.
To szczególnie przydatne, jeśli masz wiele spotkań w ciągu dnia. Planowanie rzeczy co godzinę może uczynić Twój dzień bardziej przewidywalnym. Może też zwiększyć produktywność, przypominając Ci o pracy, gdy zbaczysz na boczny tor.

10. Ustal cele i nagradzaj siebie
Ustawianie celów może Cię zmotywować do lepszej pracy. Wyzwij się, aby opracować codzienną listę rzeczy do zrobienia, aby być zorganizowanym. Ustalanie zawodowych celów może pomóc Ci pozostać zainteresowanym pracą.
Ustal cele, aby nagroda była dla Ciebie, gdy je osiągniesz. Nagrody nie muszą być ekstrawaganckie. Mogą być takie proste jak zjedzenie przekąski po wytężonym wysiłku. Ustawianie i uznanie celów pomaga Ci pozostać skoncentrowanym i zaangażowanym w swojej pracy, dlatego każda nagroda, która Cię pobudza, jest korzystna.

11. Planuj dni w “partiach” pracy.
Niektórzy ludzie odnoszą sukces, organizując swoje tygodnie pracy. Jeśli Twoja praca obejmuje rozmowy telefoniczne i pracę administracyjną, możesz odpowiadać na połączenia w poniedziałki, środy i piątki, a pracować we wtorki i czwartki.
To pomaga Ci skupić się i maksymalizować produktywność, nie czując, że musisz zmieniać zadania w każdej chwili. Ta metoda działa dobrze dla osób zorientowanych na detale, które nie mają nic przeciwko wykonywaniu tego samego przez godziny.

12. Znajdź stresory
Wielu zwleka przez stresy takie jak wątpliwości siebie, perfekcjonizm czy krytyka. Być może martwisz się o złe komentarze dotyczące tego powtarzającego się zadania bądź o przegapienie ważnego terminu. Zrozumienie, co Cię stresuje, może pomóc Ci zmniejszyć to i ułatwić trudne zadania.
Rozmowa z przełożonym lub zespołem na temat strategii poprawy wydajności i satysfakcji zawodowej może zmniejszyć stres związany z pracą. Identyfikacja stresorów zawodowych pozwala Ci je pokonać i planować swój dzień bez strachu lub zwlekania.

13. Planuj tygodniowo/miesięcznie.
Codzienna lista rzeczy do zrobienia może pomóc Ci wykonać codzienne czynności, ale szersza lista na początku każdego tygodnia lub miesiąca może pomóc zarządzać czasem, aby osiągnąć cele.
Dla terminu na koniec miesiąca, ustaw tygodniowe cele, aby wszystko zrobić na czas. Ustal codzienne cele, aby jeszcze bardziej rozłożyć cele. Ta metoda rozbija duże zadanie na wiele mniejszych, aby długoterminowe cele były bardziej osiągalne.

14. Promuj organizację z aktualnymi procesami pracy
Twoje miejsce pracy może zawierać procedury lub narzędzia, aby pomóc Ci się zorganizować. Wiele aplikacji e-mailowych zapewnia kalendarz do planowania. Niektóre aplikacje czatu zawierają przypomnienia, abyś był na kursie. Zapytaj współpracowników lub szefów, jak organizują swoją pracę i przejmij ich metody.

15. Utrzymaj równowagę w swoim planie dnia.
Równowaga pomaga w długoterminowej organizacji. Wielu osób, które próbują praktyk organizacyjnych w pracy, zyskuje wypalenie, zamieniając równowagę między pracą a życiem osobistym na krótkotrwałą produktywność.
Bez równowagi możesz stracić swoje organizacyjne nawyki. Na szczęście każda z tych metod może poprawić Twoją organizację w pracy.